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はじめに　営業支援ツールでの業務を加速する方法

なぜSFAやCRMにチャットツールを組み合わせると、業務が効率化されるのでしょうか？営業支援システム（SFA）や顧客情報を一元管理するCRM（顧客関係管理システム）は、とても便利なツールです。しかし、これらのツールをより効果的に活用するためには、チャットツールとの連携を導入することで、業務効率をさらに向上させることが可能です。

ざっくり結論からお伝えすると、通常は管理画面を開いて情報を確認しなければならず、情報の伝達を個人に任せることになりがちです。その結果、伝達スピードには個人差が生じるリスクがあります。このような課題を解決するために、「Slack」や「Chatwork」といったチャットツールが必要となるのです。本記事では、ITが苦手な方にもわかりやすく、これらの連携がどのようにコミュニケーションや業務効率を改善するかを紹介します。

SFAとCRMを兼ね備えた国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」
SFAとCRMを兼ね備えた、定着率99% 国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」

SFA（営業支援システム）とCRM（顧客関係管理システム）とは？基本の再確認

SFAとCRMは、企業の営業活動と顧客管理を効率的に行うために重要なツールです。それぞれのシステムの基本を再確認し、このあと説明するチャットツールとの連携効果について理解を深めましょう。

SFA（営業支援システム）

SFAは、営業活動を効率化するために情報通信技術を活用した支援システムです。営業部門における業務の自動化を図り、情報をデータ化して管理・分析することができます。これにより、業務の効率化が促進されます。

SFAの主な機能:

顧客管理機能 顧客ごとの基本情報を蓄積・管理し、迅速な情報活用を可能にします。これにより顧客対応時のトラブルを防ぐことができます。
案件管理機能 成約に至るまでの営業プロセスを管理し、進捗状況を把握することで、営業マネージャーが具体的なアドバイスを提供しやすくします。
売上予測機能 データ分析に基づき高精度な売上予測を提供し、将来的な営業活動の最適化を支援します。

SFA導入による主な効果:

営業生産性の向上
戦略的な営業判断の促進
顧客対応の質の向上

CRM（顧客関係管理システム）

CRMは、顧客情報の一元管理と、顧客との関係強化を図るためのシステムです。顧客体験の向上を目指しており、顧客満足度を向上させるために活用されています。

CRMの主な機能:

コンタクト管理機能 顧客の連絡先ややり取りを一元管理し、一貫した顧客対応を可能にします。
販売促進管理機能 購買履歴などを基に、適切なプロモーション戦略を実現します。
サービス管理機能 顧客からのサポート問い合わせを管理し、迅速な対応を可能にします。

CRM導入による主な効果:

顧客維持率の向上
効率的なマーケティングの実現
顧客フィードバックを基にした改善

SFAとCRMの導入により、企業は営業活動を効率的に進めることができ、顧客との関係を強化することが可能です。これにより、企業全体の業務改善が図れます。

もしSFAやCRMが無かったら？営業活動の効率化の観点から

従来、営業活動における情報管理はExcelを用いるのが一般的でした。しかし、Excelでは同時に複数人が情報を入力することができず、最新のデータを共有するために多くの手間と時間が必要でした。これにより、情報管理が煩雑になりがちでした。

SFAやCRMがない場合、情報の一元管理が難しくなります。SFAを利用することでメンバー間で進捗状況をリアルタイムに共有し、適切な指示を迅速に出すことができます。これがなければ、情報が分散し、最新版の顧客情報を全員が把握するのに時間がかかります。

また、顧客の過去の履歴やアポイントメントのスケジュールを一目で確認できるのがSFAの利点です。これがないと、営業担当者は個別の情報を探す手間がかかり、対応が遅れがちになります。

さらに、SFAやCRMがあればスマホやタブレットを使って、移動時間を利用して場所を選ばずに情報を入力できます。これにより、日報も簡単に作成でき、帰社して報告する時間の節約が可能です。もしこれらのツールがない場合、営業スタッフは多くの時間を報告業務に費やし、本来の営業活動での顧客との関係構築や新規顧客の開拓に時間を割くことが難しくなります。

営業活動の透明化

以前は、営業活動といえば結果が重視され、プロセスは「ブラックボックス」となりがちでした。しかし、SFAを導入すると、そのプロセスがすべて見える化されます。これにより、リアルタイムで顧客データを把握し、営業活動の課題を容易に特定することができます。

特にBtoB業界においては、チームとして営業活動を見直すことが重要です。個人の経験や勘にだけ頼ることなく、進捗の可視化、共有により具体的な課題が浮き彫りになります。これによって、営業手法の改善がスムーズに行われ、上司や先輩からのフィードバックも迅速に受けることができ、チーム全体の成長が加速します。

さらに、情報の共有が進むことで、担当者が不在時や異動時にもスムーズに業務の引き継ぎが可能です。顧客に二重でアプローチするミスを防ぎ、受注率の向上や商談の成功率アップにつながります。SFAは、BtoBの反響営業において、より賢く戦略的な営業活動を支えるための重要なツールです。

営業ナレッジ SFAとCRMの連携

SFAを通じて蓄積された営業の成功パターンは、チーム内で共有され、効果的に活用されます。従来の営業スタイルでは、担当者のスキルや経験に大きく依存していたため、異動や退職があると貴重なノウハウが失われるという課題がありました。また、新人の育成には時間とコストがかかっていました。

そこで、CRMシステムとの連携が重要になります。CRMは顧客との関係を管理し、顧客データやインタラクションを一元化して提供します。これにより、誰でもすぐに顧客の背景を理解し、最適なアプローチが可能になります。さらに、SFAの記録とCRMのデータを組み合わせることで、営業活動の全体像が把握でき、より戦略的な営業が実現します。

このように、SFAとCRMを活用することで、効果的なナレッジ共有と人材育成が可能になり、教育コストを抑えつつチーム全体のパフォーマンスを向上させることができるのです。

SFAとCRMの課題：ログインのバラつきによる情報格差

SFAやCRMは、営業活動と顧客管理の効率化に大いに役立つ一方で、一つの課題として「管理画面へのログイン」が挙げられます。これらのシステムを活用するためには、定期的にログインして情報を入力し、確認する必要がありますが、このステップに個人差が生じがちです。

例えば、ある営業担当者は毎日こまめにログインして最新情報をチェックし、記録を更新している一方で、別の担当者はログイン頻度が低くなりがちで、入力が間に合わないことがあります。このようなログイン習慣の違いから、情報の共有や伝達、さらにはアクションの速さにまで個人差が生まれる可能性があります。

結果として、全員が最新かつ正確な情報をもとに動けないことがあるため、チームとしての一貫性や迅速な対応が求められる場面での対応が遅れてしまうことがあります。こうした課題を克服するためには、定期的なトレーニングや、ログインを習慣づける社内文化の形成が重要ですが、これも結局のところ個々の意識に依存してしまいます。

そこで解決策として、SlackやChatworkなどの社内コミュニケーション用チャットツールとの連携が生まれました。これらのツールを活用することで、必要な情報が自動的に通知され、日常的なコミュニケーションの中でSFAやCRMの情報をタイムリーに共有できます。これにより、ログインの個人差が情報共有の障害になることを防ぎ、チーム全体でよりスムーズに情報を活用できる環境が整います。

SFAとCRMを兼ね備えた国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM（ちきゅう）」
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SlackやChatworkで現場の変化に迅速に対応

ビジネスの現場は絶えず変化しており、あるアクションが新たな変化を生み、その変化が次のステップを促進します。このような動的な環境の中で最善の価値を提供するためには、「変化への対応」を考慮したチーム内コミュニケーションが不可欠です。

こうした質の高い迅速なコミュニケーションを実現するには、SlackやChatworkといったチャットツールが最適です。これらのツールを活用することで、変化に応じた頻繁なメンバー間の対話が可能になり、より洗練された結論に短時間で到達できます。顧客からの要望や問い合わせ、商談の詳細を迅速に共有し、スピーディーかつ適切な回答や提案を行うことで、提案の価値を一層高めることができるのです。

チャットツールとSFA/CRMの連携で顧客情報・商談進捗情報が瞬時に届く

現在、多くのSFA/CRMツールがSlackやChatworkなどのチャットツールと連携可能です。こうした連携を設定することで、SFA/CRMシステムにわざわざログインする必要がなくなり、営業現場で起こった出来事が即座にチャットツールのチャンネルに流れてきます。

これにより、営業マネージャーや経営者は、どこにいてもリアルタイムで現場の状況を把握することができ、必要に応じてすぐにメンバーにアドバイスをしたりディスカッションを行ったりすることが可能になります。このような迅速な対応は、顧客に対して「対応の速さ」という価値を提供します。これにより、従来の「週に一度の営業会議での議論」といったアナログな方法とは比較にならないほどの効果的な結果を導き出すことができるのです。

活用シーン例：即時に多様なメンバー視点からの知見を生かす

顧客が直面する多種多様な課題を解決することは、信頼関係の強化に直結します。しかし、それらを担当営業だけの知識や経験で対処するのは難しい場合もあります。通常は、持ち帰った案件を経営、開発、サポートなどの専門メンバーからアドバイスを受けて、解決策を考案し、提案するというステップを踏む必要があります。

ところが、チャット連携（Slack連携、Chatwork連携等）を利用すると状況が変わります。たとえば、営業担当がA社での商談内容をSFA/CRMシステムに「活動履歴」として記録したとしましょう。その情報がすぐにチャットツールに流れることで、さまざまな立場の人々が瞬時に内容を把握し、有意義なフィードバックを提供できるようになります。こうして迅速に解決策を提案できる状況を作り出せば、顧客に良い印象を与え、商談成立の可能性を高めることができるのです。

簡単に連携できるSFA/CRMツール例—SlackやChatworkとの相性も抜群

多くのSFA/CRMシステムは、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールとスムーズに連携できるように設計されています。設定方法は各ツールによって異なりますが、一般的に数回のクリックで簡単に連携を完了させることができます。

SlackやChatworkはビジネス界で広く利用されるツールで、今後もそのユーザーは増加していくと予測されています。SFA/CRMシステムがストック型の顧客情報を管理する一方で、これらのチャットツールはフロー型のコミュニケーション情報を取り扱います。相互に補完する関係にあるため、連携することでビジネスオペレーションの効率化に寄与します。多くの成功事例が、こうしたチャットツールとの連携がいかに効果的かを示しています。

SlackおよびChatworkと連携可能なSFA/CRMツール例

Salesforce: 公式サイト
世界をリードするCRMプラットフォームで、AIを活用して営業力を強化する機能を持ち、商談に優先順位を付けるなどのサポートを提供します。SFA機能も充実しており、営業プロセス全体を効率化します。多彩な連携機能があり、マーケティングオートメーションなどの施策を実行可能ですが、比較的高コストであるため、予算に応じた選択が必要です。
eセールスマネージャー Remix Cloud: 公式サイト
ソフトブレーンが提供する国産の営業支援システム（SFA）で、顧客管理や案件管理を一元化します。SFAとして営業プロセスを可視化し、営業担当者の活動を支援することにより高い定着率を誇り、営業プロセスの管理を通じて利益に繋がる環境を構築可能です。
「GENIEE SFA/CRM」: 公式サイト
SFAとCRMを統合したシステムで、使いやすさを重視したインタフェースを持ち、営業活動を円滑に進めることができ、こちらもSalesforceのようにAI機能を搭載しています。このAIが営業活動を支援し、効率化を図ります。さらに、柔軟なカスタマイズが可能で、営業プロセスに合わせた最適化がしやすいです。
HubSpot CRM: 公式サイト
無料で利用開始できるCRMで、SFA機能を含む営業管理からマーケティングに至るまで幅広い機能を提供します。直感的なインターフェースで設定が簡単です。多機能ですが、自己解決能力が必要な場面もあるため、サポート体制を確認することが推奨されます。
zoho CRM: 公式サイト
8つのクラウドサービスが統合されており、SFA機能を備えたシングルサインオンに対応しています。無料から利用できるプランがあるため、コストパフォーマンスに優れますが、無料プランでは英語でのサポートがメインとなることが多く、自己解決能力が求められることがあります。
kintone: 公式サイト
ノーコード/ローコードツールであり、SFA機能をカスタマイズでき、ITの専門知識がなくても自社に合ったシステムを簡単に構築可能です。その柔軟性の高さから、業務の変化に応じた迅速な対応が可能で、コミュニケーション機能も充実しています。ただし、簡単に構築可能な分、構築した担当者が退職や異動した場合に運用面で困ることもあります。したがって、構築した経緯や仕様は運用側で別途文書として残しておくことが推奨されます。
sansan: 公式サイト
法人向けの名刺管理ツールで、名刺をスキャンするだけで高精度な顧客データベースを構築可能です。SFAとして利用することで、営業活動の効率を上げ、常に最新のデータベースを維持する仕組みが整っています。

チャット連携（SlackやChatwork等）の活用シーン

リアルタイムの通知受信と共有: SFAやCRMにおける新規案件の登録や顧客情報の更新が、チャットツールの特定チャンネルにリアルタイムで通知されます。チーム内での情報格差がなくなり、全員が同じ情報に基づいて迅速な意思決定が可能になります。 活用シーン例：商談中に課題が発生すると、その情報が自動的にチーム全員が参加しているチャットチャンネルに共有されます。関係者全員が即時に状況を把握し、適切な担当者や部署にメンションをつけて課題情報を効率的に転送することで、迅速に解決に対応できます。
営業活動の効率化: SFA機能を利用して、営業プロセスの進捗状況やタスクをリアルタイムでチーム全体に共有します。これにより、商談管理や営業活動をより効率的に進めることができます。
ネクストアクションのリマインド: SFAやCRMに登録されている次のアクションについて、チャットツールを通じて自動的にリマインドが送信されます。これにより、必要なアクションを漏らすことなく、適切なタイミングでの対応が可能となります。
タスク管理とフォローアップ: CRMやSFAから得た顧客データや営業活動情報を基に、チャットツール内のタスク管理機能を利用して、課題のフォローアップや進捗管理を行います。すべての関係者が常に最新情報を把握し、適切なアクションを継続的に行うことができます。
チャットからの直接アクション: チャットツールから直接SFA/CRMにメッセージやレコードを作成することが可能です。チャット上でのディスカッションをそのままSFA/CRMのデータとして記録し、一連の情報連携を完結させることができます。これにより、手動でデータを転記する手間が省け、情報の一貫性が保たれます。

これらの連携により、チャットツールはSFAやCRMとの情報連携を円滑にし、業務プロセスを効率化し、コミュニケーションを最適化する強力な手段となります。これにより、チーム内の情報格差をなくし、協力的な業務環境を構築することができます。

まとめ

これまでの説明を通じて、チャットツールとSFA/CRMの連携による業務効率化とコミュニケーションの最適化の重要性を理解いただけたかと思います。

こうした連携により、情報をリアルタイムで共有し、チーム全体の協力を促進することで、ビジネスプロセスの大幅な改善が可能となります。

今後、さらに多くの企業がこのようなデジタルツールの連携を活用することで、顧客対応の質を向上させ、競争力を高めていくことでしょう。ぜひ貴社でもご検討いただければと思います。

免責事項

記載されている情報は執筆時点のものであり、最新情報は各ツールの公式サイトでご確認ください。

Salesforce: 公式サイト
eセールスマネージャー Remix Cloud: 公式サイト
「GENIEE SFA/CRM」: 公式サイト
HubSpot CRM: 公式サイト
zoho CRM: 公式サイト
kintone: 公式サイト
sansan: 公式サイト
Slack: 公式サイト
Chatwork: 公式サイト

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